Übersicht Prozessablauf

Stand: 24.10.2020

SourceWeb Medical AG ist eine Tochter der SourceWeb International AG.

Wir sind für Sie sowohl in der Logistik, im Import/Export als auch in der IT-Branche tätig. Diese Adaption von Tätigkeitsfeldern in Verbindung mit unseren langjährigen Kontakten zu Herstellern und Lieferanten, stehen Ihnen zur Verfügung. Aktuell insbesondere, um Ihnen Schutzausrüstung sowie andere Produkte zu fairen Preisen bei höchster Qualität anbieten zu können.

Das international zertifizierte Expertenteam der SourceWeb berät Sie vom ersten Schritt bis zum Erhalt der Ware und begleitet die Abwicklung der teilweise komplexen Prozesse.

Standard Ablaufprozedere

Standardverfahren für den Kaufvorgang (SOP)

 

 

  • Antragsformular

Der Hauptansprechpartner für unser Unternehmens sollte das Antragsformular vollständig einreichen. Der Antrag sollte die Basisdaten des Käufers und aller Provisionsberechtigten auflisten (Käufermandat).

 

  • Erste Besprechung

Eine erste Zoom-Konferenz oder Skype-Anruf wird zwischen SourceWeb Medical, dem Käufer und dem Anwalt des Käufers organisiert. In dieser Besprechung führen wir einen ersten Abgleich der Käuferdaten durch, klären die Bedürfnisse und Anforderungen des Käufers und besprechen die nächsten Schritte des Kaufprozesses.

 

  • Vollständiges KYC (Kundenverifikation) und Geheimhaltungsvereinbarung

Alle Kundendaten werden in unserem System erfasst und es wird ein Geheimhaltungsvertrag und ein Umgehungsschutzvertrag abgeschlossen, um beiderseitige Interessen zu schützen.

 

  • Absichtserklärung und Anwalts-Attest

Der Käufer sendet uns eine unterschriebene Absichtserklärung (LOI) und ein von seinem Anwalt unterzeichnetes Attest betreffend die Verfügbarkeit der finanziellen Mittel (LOA). Der Käufer kann unsere Entwürfe für beide Dokumente verwenden. Das LOI und LOA werden benötigt, um den Lagerbestand oder die Produktionskapazität für diesen Kauf vorübergehend zu reservieren oder einzuplanen.

 

  • Suche nach Lagerbeständen oder Produktionskapazitäten

SourceWeb sucht nach verfügbaren Lagerbeständen und / oder verfügbaren Produktionskapazitäten für das Produkt, das der Käufer erwerben möchte. Dazu werden wir unser globales Partnernetzwerk nutzen, das eine Vielzahl von Herstellern, Wiederverkäufern und Eigentümern von Medizinprodukten und Schutzausrüstung umfasst.

 

  • POF

Nachdem SourceWeb erfolgreich einen Lagerbestand oder Produktionskapazitäten gefunden hat, die den Bedingungen des Käufers entsprechen, sendet der Käufer ohne unnötige Verzögerung einen Finanzierungsnachweis an SourceWeb. Die Art des vom Käufer vorzulegenden Geldnachweises ist von Fall zu Fall unterschiedlich und wird bereits beim ersten Anruf besprochen.

Ein üblicher Finanzierungsnachweis ist BCL (Bankbestätigung), SWIFT MT199, direkte Kommunikation zwischen den Banken oder ein zuverlässiges Zertifikat eines Anwalts (normalerweise des Treuhandanwaltes, der die Gelder aktuell persönlich verwaltet).

 

  • Los- und Chargen-Nummern, Verfügbarkeitsnachweis

Innerhalb von 3 Werktagen nach dem POF erhält der Käufer Los- und Chargennummern, um die Echtheit der Ware direkt beim Hersteller zu überprüfen. Abhängig von der Art des Produkts und den Anforderungen des Käufers kann dem Käufer auch ein Verfügbarkeitsnachweis (SGS, TÜV-Inspektion oder vergleichbares) zugesandt werden.

 

  • FCO und SPA

SourceWeb sendet dem Käufer vollständige Entwürfe für die beiderseits verbindlichen Kaufverträge zu. Nach erfolgreicher Überprüfung der Waren und nach Abstimmung der Entwürfe sendet der Käufer die vom Verkäufer gesendeten Verträge gegengezeichnet zurück.

 

  • Treuhandkonto-Zahlung / Akkreditiv / Banküberweisung

Abhängig von der vereinbarten Zahlungsmethode wird der Käufer nun das Treuhandkonto füllen, das Akkreditiv eröffnen oder die Banküberweisung vornehmen. Im Falle einer Treuhandfinanzierung unterzeichnen die Parteien zunächst einen Treuhandvertrag mit dem Treuhandanwalt.

 

  • Versandplan und Frachtdokumente

Der Verkäufer übermittelt dem Käufer den vollständigen und verbindlichen Versandplan. Andere Dokumente, insbesondere Fracht- und Versanddokumente (z.B. Luftfrachtbrief), werden dem Käufer innerhalb der vereinbarten Fristen übermittelt, sobald sie verfügbar sind.

 

  • Lieferung

Die Lieferung wird vertragsgemäß koordiniert und abgewickelt. Der Käufer wird von SourceWeb über jeden Schritt informiert. Nach der Lieferung kann der Käufer Wareninspektionen, SGS-Analysen oder ähnliche Prüfungen durchführen.

 

  • Freigabe des Akkreditivs / Eigentumsübergang

Nach der optionalen Überprüfung der Ware durch den Käufer und wenn keine Reklamationen vorliegen, spätestens jedoch 3 Werktage nach der Lieferung, wird das Akkreditiv freigegeben bzw. das Guthaben auf dem Treuhandkonto an uns ausgezahlt. Gleichzeitig erhält der Käufer das Eigentum an der Ware (Eigentumsübergang).

 

Damit ist der Kaufvertrag abgeschlossen und wir freuen uns bereits auf das nächste Geschäft mit Ihrem Unternehmen.

Treuhand Ablaufprozedere

Treuhand-Standardverfahren für den Kaufvorgang (SOP)

 

 

  • Antragsformular

Der Hauptansprechpartner für unser Unternehmens sollte das Antragsformular vollständig einreichen. Der Antrag sollte die Basisdaten des Käufers und aller Provisionsberechtigten auflisten (Käufermandat).

 

  • Erste Besprechung

Eine erste Zoom-Konferenz oder Skype-Anruf wird zwischen SourceWeb Medical, dem Käufer und dem Anwalt des Käufers organisiert. In dieser Besprechung führen wir einen ersten Abgleich der Käuferdaten durch, klären die Bedürfnisse und Anforderungen des Käufers und besprechen die nächsten Schritte des Kaufprozesses.

 

  • Vollständiges KYC (Kundenverifikation) und Geheimhaltungsvereinbarung

Alle Kundendaten werden in unserem System erfasst und es wird ein Geheimhaltungsvertrag und ein Umgehungsschutzvertrag abgeschlossen, um beiderseitige Interessen zu schützen.

 

  • Kaufvermittlungsvertrag und Treuhandkonto-Zahlung

SourceWeb und der Käufer schließen einen Kaufvermittlungsvertrag ab, in dem der Käufer uns den Auftrag erteilt, nach Waren zu suchen, die seinen Bedingungen entsprechen. Anschließend überweist der Käufer den Kaufbetrag auf unser Treuhandkonto.

 

  • Suche nach Lagerbeständen oder Produktionskapazitäten

SourceWeb sucht nach verfügbaren Lagerbeständen und / oder Produktionskapazitäten für das Produkt, das der Käufer erwerben möchte. Um dies zu erreichen, werden wir unser globales Partnernetzwerk nutzen, welches eine große Anzahl von Herstellern, Wiederverkäufern und Eigentümern von Medizinprodukten und Schutzausrüstung umfasst.

Für den sehr unwahrscheinlichen Fall, dass SourceWeb die Waren nicht zu den vereinbarten Bedingungen erwerben kann, wird der Betrag nach Ablauf der Frist ohne Abzug zurückgezahlt.

 

  • Los- und Chargen-Nummern, Verfügbarkeitsnachweis

Nachdem SourceWeb einen geeigneten Lagerbestand oder Produktionskapazitäten gefunden hat, wird der Käufer informiert und erhält Los- und Chargennummern, um die Echtheit der Waren zu überprüfen. Abhängig von der Art des Produkts und den Anforderungen des Käufers kann dem Käufer auch ein Verfügbarkeitsnachweis (SGS, TÜV-Inspektion oder vergleichbares) zugesandt werden.

 

  • Endgültiger Kaufvertrag

SourceWeb und der Käufer schließen den endgültigen Kaufvertrag ab.

 

  • Versandplan und Frachtdokumente

Der Verkäufer übermittelt dem Käufer den vollständigen und verbindlichen Versandplan. Andere Dokumente, insbesondere Fracht- und Versanddokumente (z.B. Luftfrachtbrief), werden dem Käufer innerhalb der vereinbarten Fristen übermittelt, sobald sie verfügbar sind.

 

  • Lieferung

Die Lieferung wird vertragsgemäß koordiniert und abgewickelt. Der Käufer wird von SourceWeb über jeden Schritt informiert. Nach der Lieferung kann der Käufer Wareninspektionen, SGS-Analysen oder ähnliche Prüfungen durchführen.

 

  • Freigabe des Akkreditivs und Eigentumsübergang

Nach der optionalen Überprüfung der Ware durch den Käufer und wenn keine Reklamationen vorliegen, spätestens jedoch 3 Werktage nach der Lieferung, wird das Guthaben auf dem Treuhandkonto an uns ausgezahlt. Gleichzeitig erhält der Käufer das Eigentum an der Ware (Eigentumsübergang).

 

 

Damit ist der Kaufvertrag abgeschlossen und wir freuen uns bereits auf das nächste Geschäft mit Ihrem Unternehmen.

Variante 1

Indikative Übersicht zum Kauf von 3M Produkten:



    1. Die Kontaktperson zur SourceWeb Medical hat das Antragsformular vollständig ausgefüllt einzureichen.
      Darin sind die Eckdaten des Käufer (Light-KYC) und alle Provisionsberechtigte aufzuführen.
    2. SourceWeb Medical prüft die Machbarkeit und stimmt dies mit der Kontaktperson ab, falls Anpassungen/Rückfragen erforderlich sind.
    3. Die Kontaktperson klärt gegebenenfalls die Anpassungen/Rückfragen mit der Käuferseite.
    4. Einladung für einen Pre Call wird organisiert:
      Teilnehmer: SourceWeb Medical & Käufer, Anwalt des Käufers.
      Erstes Kennenlernen der Beteiligten.
      Klärung und Erläuterung der notwendigen Prozesse und deren Ablauf, Pre-Due-Diligence.
    5. Vollumfänglicher KYC des Käufers wird dokumentiert & NCNDA zwischen Käufer und SourceWeb Medical wird abgeschlossen.
    6. Folgende Unterlagen sind vom Käufer einzureichen:
      - Aktuelles LOI gemäß Vorlage SourceWeb Medical (www.loi-draft.sourceweb-medical.ag).
      - Aktuellen Banknachweis (z.B. BCL, gemäß Vorlage SourceWeb Medical).
      - LOA (Letter of Attestation), Attestierung seitens des Käufers, dass Sie mit SourceWeb Medical als Reseller arbeiten wollen.
      Bitte beachten: Alle Schreiben müssen das gleiche Datum aufweisen.

      Ein BCL ist ein Schreiben das bestätigt, dass eine Kreditlinie von einem Finanzinstitut gesichert wird. Es wird bestätigt, dass eine Person oder Firma über das im Schreiben aufgeführte Kapital für eine vorbestimmte Zeit und einen vorbestimmten Zweck verfügen kann. Ein BCL kann in einer Vielzahl von Situationen oder Transaktionen verwendet werden. Sein Hauptzweck ist der Nachweis an eine andere Partei, dass das Kapital für das geplante Geschäft zur Verfügung steht. Wird auch als Bank Comfort Letter und Bank Capability Letter bezeichnet.

    7. Nach erfolgreicher Verifizierung der Dokumente ermittelt und reserviert SourceWeb Medical den finalen Warenbestand und fixiert somit auch den Preis.
    8. Kaufvertrag (SPA) wird erstellt, besprochen und gezeichnet.
      Alle notwendigen Dokumente und Unterlagen (z.B. SGS, POL, POP etc.) werden zwischen SourceWeb Medical und dem Käufer ausgetauscht.
    9. Sachverhalt und Kundendaten werden dem Treuhandanwalt vorgestellt (Zuordnung Sonderkonditionen, Escrow Due Diligence), parallel erhält der Kunde die Daten des Treuhandanwalts.
    10. Kunde und/oder der Anwalt des Kunden nimmt zusammen mit SourceWeb Medical Kontakt zum Treuhandanwalt auf:
      - Besprechung & Unterzeichnung des Escrow Vertrags.
      - Vorlage aller benötigten Unterlagen seitens des Kunden.
      - Auffüllung des Treuhandkontos gemäß SPA.
    11. Die Lieferung wird vertragsgemäß koordiniert und abgewickelt.
      Der Käufer wird über jeden einzelnen Schritt schriftlich informiert.
    12. Vertragsgemäße Lieferung der Ware. Übergabe der Ware an den Käufer. Bei Bedarf ist eine weitere SGS-Analyse bei Ankunft der Ware optional möglich. 
    13. Freigabe der Escrow/Bezahlung.

    14. Das Ziel ist erreicht und wir freuen uns auf weitere erfolgreiche Abwicklungen mit Ihnen.

Wichtige Hinweise:

Ein Akkreditiv bzw. LC (Letter of Credit) ist gegebenfalls auch möglich.

ESCROW:


Die Abwicklung über einen Escrow bietet maximale Sicherheit für den Kunden (Käuferschutz):


Weitere Vorteile:


  • Maximale Flexibilität.
  • Schutz vor Pfändung (die Mittel werden bei der Bank als Sondervermögen geführt).
  • Kein Minuszins.
  • Optimales Preis-/Leistungsverhältnis durch die von der SourceWeb ausgehandelten Konditionen.
  • Die Kosten werden nach erfolgreichem Abschluss von der SourceWeb übernommen.

Die Treuhandkonten in Deutschland sind im Vergleich zu anderen Ländern sicherer und komfortabler, aber auch schneller zu eröffnen. Deutsche Treuhandkonten haben eine höhere Akzeptanz und werden aus diesem Grund bevorzugt. Diese Zahlungsmethode hat sich über all die Jahre hinweg im internationalen Handel als sicheres System bewährt.


Natürlich, steht für die Treuhandkonto Eröffnung unser Experten Team jederzeit zur Verfügung.


DOKUMENTE:


Die Unterlagen, welche zu unterzeichnen sind, müssen ausgedruckt, mit blauem Stift unterzeichnet, gestempelt und eingescannt werden (mindestens 200 dpi).

Anschließend werden die Unterlagen über die autorisierte Email Adresse des Zeichnungsberechtigten direkt an die Rechtsabteilung der SourceWeb übersendet.


Mit freundlichen Grüßen,

Ihr SourceWeb Medical Team

Variante 2

Indikative Übersicht zum Kauf von 3M Produkten:



    1. Die Kontaktperson zur SourceWeb hat das 3M-Antragsformular vollständig ausgefüllt einzureichen.
      Darin sind die Eckdaten des Käufer (Light-KYC) und alle Provisionsberechtigte aufzuführen.
    2. SourceWeb prüft die Machbarkeit und stimmt dies mit der Kontaktperson ab, falls Anpassungen/Rückfragen erforderlich sind.
    3. Die Kontaktperson klärt gegebenenfalls die Anpassungen/Rückfragen mit der Käuferseite.
    4. Einladung für einen Pre- call wird versenden:
      Teilnehmer: SourceWeb & Käufer, Anwalt des Käufers.
      Erstes kennen lernen des Käufers und der SourceWeb, Klärung und Erläuterung der notwendigen Prozesse und deren Ablauf, Pre-Due-Diligence.
    5. Vollständiger KYC des Käufers & NCNDA zwischen Käufer und SourceWeb.
    6. Käufer übermittelt:
       -  aktuellen LOI gemäß Vorlage SourceWeb (www.loi-draft.sourceweb-medical.ag).
      - vollständige Daten des Kundenanwalts an SourceWeb.
    7. Sachverhalt und Kundendaten werden dem Treuhandanwalt vorgestellt (Zuordnung Sonderkonditionen, Due Diligence Escrow), parallel erhält der Kunde die Daten des Treuhandanwalts.
    8. Kunde und/oder der Anwalt des Kunden nimmt selbstständig Kontakt zum Treuhandanwalt auf:
      - Besprechung & Unterzeichnung des Escrow Vertrags.
      - Auffüllung des Escrow gemäß LOI.
    9. SourceWeb ermittelt den finalen Warenbestand und Preis gemäß LOI und sichert,  bzw. reserviert ihn für den Kunden gemäß dessen Vorgabe.
    10. Kaufvertrag (SPA) wird erstellt, besprochen und gezeichnet.
      Alle notwendigen Dokumente und Unterlagen (SGS, POL, etc.) werden zwischen SourceWeb und dem Käufer ausgetauscht.
    11. Die Lieferung wird vertragsgemäß koordiniert und abgewickelt. Der Käufer wird über jeden einzelnen Schritt schriftlich informiert.
    12. Vertragsgemäße Lieferung der Ware. Übergabe der Ware an den Käufer. Unter Umständen ist eine weitere SGS-Analyse bei Ankunft der Ware optional möglich.
    13. Freigabe der Escrow/Bezahlung.

      Das Ziel ist erreicht und wir freuen uns auf weitere erfolgreiche Abwicklungen mit Ihnen.

Wichtige Hinweise:
ESCROW:


Die Abwicklung über einen Escrow bietet maximale Sicherheit für den Kunden (Käuferschutz); insbesondere, wenn der Kunde -wie hier- selbst aktiv die Vertragsgestaltung übernimmt und den direkten Kontakt zum verwaltenden Anwalt pflegt.


Mit den benötigten Mitteln auf dem Escrow sind alle Voraussetzungen erfüllt, die Ware final zu sichern und zu reservieren. Dies bietet eine größtmögliche Flexibilität bei der Auswahl am Markt, insbesondere auch im Hinblick auf Preise und Lieferzeiten. Gleichzeitig entfällt das Risiko völlig, den bevorzugten Stock wieder zu verlieren (Zeitüberschreitung bei einer späteren Einrichtung und Auffüllung des Escrow Accounts und der hierzu benötigten Due Diligence). Hinzu kommt die maximale Diskretion, da sensible Daten wie z.B. Herkunft der Mittel, Jahresabschlüsse, etc. nur mit dem verwaltenden Anwalt besprochen und ausgetauscht werden.


Weitere Vorteile:


  • Maximale Flexibilität.
  • Schutz vor Pfändung (die Mittel werden bei der Bank als Sondervermögen geführt).
  • Kein Minuszins.
  • Optimales Preis-/Leistungsverhältnis durch die von der SourceWeb ausgehandelten Konditionen (stehen dem Kunden auch weiterhin unabhängig von einem Geschäftsverhältnis mit SourceWeb zu Verfügung).
  • Die Kosten werden nach erfolgreichem Abschluss von der SourceWeb übernommen.

Die Treuhandkonten in Deutschland sind im Vergleich zu anderen Ländern sicherer und komfortabler, aber auch schneller zu eröffnen. Deutsche Treuhandkonten haben eine höhere Akzeptanz und werden aus diesem Grund bevorzugt. Diese Zahlungsmethode hat sich über all die Jahre hinweg im internationalen Handel als sicheres System bewährt.


Natürlich, steht für die Treuhandkonto Eröffnung unser Experten Team jederzeit zur Verfügung.


DOKUMENTE:


Die Unterlagen, welche zu unterzeichnen sind, müssen ausgedruckt, mit blauem Stift unterzeichnet, gestempelt und eingescannt werden (mindestens 200 dpi).

Anschließend werden die Unterlagen über die autorisierte Email Adresse des Zeichnungsberechtigten direkt an die Rechtsabteilung der SourceWeb übersendet.


Mit freundlichen Grüßen,

Ihr SourceWeb Medical Team

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